A utilização dos recursos tecnológicos na gestão documental: uma análise do SIPAC-UFPB

Giselle Moura Arantes, Claudialyne Da Silva Araújo, Ivanilda Cavalcanti Bezerra, Edcleyton Bruno Fernandes da Silva, Luiz Eduardo Ferreira da Silva

Resumo


Introdução: A gestão nas instituições públicas está vinculada ao objetivo de atingir a satisfação do cidadão, uma vez que o Estado tem como finalidade de seus atos o interesse público. Objetivo: Analisar as mudanças proporcionadas pela implementação dos Sistemas de Informação na gestão de documentos no setor do Protocolo Geral da Universidade Federal da Paraíba. Metodologia: A pesquisa tem natureza descritiva com abordagem qualitativa, onde foram aplicados questionários com os técnicos/servidores administrativos que trabalhavam no setor. Resultados: A rigor, descrevemos e analisamos algumas das funcionalidades do SIG, com ênfase no módulo protocolo do SIPAC, nas atividades-meio (administrativas) sem deixar de avaliar o desenvolvimento da gestão documental. A pesquisa ressalta a dinâmica de acesso e uso das informações produzidas, da abertura dos processos à gestão documental, considerando o curso das mudanças tecnológicas nos procedimentos, desde o uso de fichas para a representação da informação e a tramitação de processos administrativos, que eram exclusivamente em suporte de papel, até a implementação do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos, em 2013, a qual possibilitou a descentralização e o acesso mais amplo aos procedimentos administrativos. Conclusões: Identificamos a otimização dos serviços reconfigurados com o sistema híbrido – eletrônico/papel –, como também melhorias no processo de gestão da informação.


Palavras-chave


Sistemas de Informação e Comunicação; Gestão Documental; SIPAC-UFPB

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DOI: http://dx.doi.org/10.5433/1981-8920.2018v23n2p372

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