A regra fundamental de um sistema de cálculos de custos é: cada produto ou serviço deve receber a carga de custo proporcional à sua participação, em termos quantitativos, na realização de cada um dos componentes de custos e despesas da instituição.
A elaboração e aplicação deste sistema de apropriação e cálculos de custos tem por objetivos:
- Determinar os custos dos diversos serviços prestados e das atividades desenvolvidas pela Instituição;
- Comparar os custos referentes a períodos e condições econômicas e políticas diversas;
- Conhecer o grau de eficiência da Instituição;
- Identificar o nível de rendimento econômico e o “ponto ótimo de produtividade” com vistas ao integral aproveitamento dos recursos disponíveis.
Os meios que possibilitarão alcançar estes objetivos são:
- Conhecimento dos serviços prestados, materiais e equipamentos;
- Conhecimento do processo técnico do desenvolvimento dos serviços e atividades;
- Conhecimento do processo de distribuição;
- Conhecimento das atividades administrativas, docentes e auxiliares;
- Planejamento do sistema de apropriação e cálculos de custos;
- Organização do trabalho executivo;
- Controle de execução do trabalho;
- Interpretação dos resultados;
- Comparações, análises e conclusões sobre os resultados do trabalho.
O sistema adotado neste trabalho é o de custos por absorção, onde realizamos a apropriação de algumas despesas com vistas a identificar, apurar e reunir os custos aplicados no desenvolvimento dos serviços, relacionando os fatos físicos com os monetários.
A apropriação do custo do processo e de uma parcela do custo complementar é feita aos centros de custos e, após, através do custo-hora e do tempo aplicado nas diversas atividades, procedemos à apropriação destes custos aos serviços, juntamente com os demais itens de custos considerados. Os cálculos têm dois objetivos: identificar os custos de cada órgão e unidade (secundário) e os custos dos serviços (principal).
São as seguintes as formas de apropriação:
- apropriação direta: onde realizamos a apropriação das Despesas Diretas, já conhecidas e identificáveis para os centros de custos. Há uma relação direta entre o gasto e (o serviço ou) centro de custos.
- apropriação indireta: onde realizamos a apropriação das Despesas Indiretas, decorrentes da utilização do serviço de um centro de custos por um outro. Ocorre quando há necessidade de se ratear o custo entre os centros de custos, através de bases de rateio estabelecidas para cada centro de custos, de acordo com o tipo de serviço prestado. O demonstrativo anteriormente citado, traz o detalhamento dos centros de custos que têm as suas despesas rateadas entre os demais e os centros de custos que absorvem o resultado deste rateio.