A regra fundamental de um sistema de cálculos de  custos é: cada produto ou serviço deve receber a carga de custo proporcional à sua participação, em termos quantitativos, na realização de cada um dos componentes de custos e despesas da instituição.

          A elaboração e aplicação deste sistema de apropriação e cálculos de custos tem por objetivos:

1. Determinar os custos dos diversos serviços prestados e das atividades desenvolvidas pela Instituição;
2. Comparar os custos referentes a períodos e condições econômicas e políticas diversas;
3. Conhecer o grau de eficiência da Instituição;
4. Identificar o nível de rendimento econômico e o “ponto ótimo de produtividade” com vistas ao integral aproveitamento dos recursos disponíveis.

          Os meios que possibilitarão alcançar estes objetivos são:

1. Conhecimento dos serviços prestados, materiais e equipamentos;
2. Conhecimento do processo técnico do desenvolvimento dos serviços e atividades;
3. Conhecimento do processo de distribuição;
4. Conhecimento das atividades administrativas, docentes e auxiliares;
5. Planejamento do sistema de apropriação e cálculos de custos;
6. Organização do trabalho executivo;
7. Controle de execução do trabalho;
8. Interpretação dos resultados;
9. Comparações, análises e conclusões sobre os resultados do trabalho.

           O sistema adotado neste trabalho é o de custos por absorção, onde realizamos a apropriação de algumas despesas com vistas a identificar, apurar e reunir os custos aplicados no desenvolvimento dos serviços, relacionando os fatos físicos com os monetários.

           A apropriação do custo do processo e de uma parcela do custo complementar é feita aos centros de custos e, após, através do custo-hora e do tempo aplicado nas diversas atividades, procedemos à apropriação destes custos aos serviços, juntamente com os demais itens de custos considerados. Os cálculos têm dois objetivos: identificar os custos de cada órgão e unidade (secundário) e os custos dos serviços (principal).

           São as seguintes as formas de apropriação:

• apropriação direta: onde realizamos a apropriação das Despesas Diretas, já conhecidas e identificáveis para os centros de custos. Há uma relação direta entre o gasto e (o serviço ou) centro de custos.
• apropriação indireta: onde realizamos a apropriação das Despesas Indiretas, decorrentes da utilização do serviço de um centro de custos por um outro. Ocorre quando há necessidade de se ratear o custo entre os centros de custos, através de bases de rateio estabelecidas para cada centro de custos, de acordo com o tipo de serviço prestado. O demonstrativo anteriormente citado, traz o detalhamento dos centros de custos que têm as suas despesas rateadas entre os demais e os centros de custos que absorvem o resultado deste rateio.