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A Divisão de Arquivo Geral é responsável pelo acervo, análise, classificação e seleção dos documentos, com o objetivo de subsidiar os trabalhos da Pró-Reitoria de Graduação e disseminar a informação através dos Arquivos: Ativo (Corrente); Semi-Ativo (Intermediário); Microfilmes (Permanente).


1-
Atribuição da Divisão de Arquivo Geral
1.1-

Coordenar e supervisionar as atividades desenvolvidas pelos Setores de Arquivo e de Seleção de Documentos para Microfilmagem.

1.2-

Elaborar projetos inerentes às atividades da Divisão.

1.3-

Planejar as atividades a serem desenvolvidas anualmente, através de cronogramas de trabalho junto à Divisão de Apoio Técnico/SAUEL.

1.4-

Elaborar dados estatísticos. 

1.5-

Elaborar índices remissivos e cadastros.

1.6-

Elaborar procedimentos de trabalhos realizados pela Divisão. 

1.7-

Prestar atendimento a consultas e pesquisas, requisitadas por segmentos da comunidade interna e externa; colocando os equipamentos (leitoras de filmes), à disposição dos interessados.

1.8-

Prestar atendimento a requerimentos de alunos e ex-alunos, quanto ao fornecimento de xerox de documentos, processos e microfilmes, de acordo com os procedimentos estabelecidos pela Divisão.

1.9-

Apresentar a estrutura dos arquivos existentes, aos visitantes (alunos da UEL e outros interessados).   

1.10-

Colaborar com a Diretoria de Assuntos Acadêmicos, participando de discussões em grupos de trabalho. 

 

 

2-

SETOR DE ARQUIVO

 

É responsável pela operacionalização e manutenção dos trabalhos inerentes aos arquivos acadêmicos, desde a preparação de materiais para a composição dos mesmos (pastas, etiquetas, envelopes, caixas, etc.) até o arquivamento e atendimento ao usuário quanto ao empréstimo de pastas, jaquetas, processos, relatórios, etc., e quanto ao fornecimento de cópias de documentos e de microfilmes.

2.1-

Atribuições do Setor de Arquivo

2.1.1-

Controlar e preparar material para composição dos arquivos acadêmicos (pastas suspensas, pastas para o arquivo semi-ativo, etiquetas para pastas, caixas, e envelopes de jaquetas.

2.1.2-

Classificar e ordenar os documentos e processos protocolados.

2.1.3-

Implantar, organizar, conferir e controlar os arquivos corrente (ativo) e intermediário (semi-ativo).  

2.1.4-

Arquivar documentos, pastas, processos, relatórios, catálogos, editais, resoluções, microfilmes, etc...

2.1.5-

Controlar o empréstimo e devolução de pastas acadêmicas, jaquetas, processos protocolados, relatórios, catálogos, editais, resoluções, etc...

2.1.6-

Fazer o remanejamento de pastas acadêmicas do arquivo corrente (ativo) para o arquivo intermediário (semi-ativo).

2.1.7-

Elaborar índices remissivos, listagens, etc...

2.1.8-

Manter atualizado o banco de dados do Sistema/DAG.

2.1.9-

Manter atualizados os arquivos, conforme mudanças de situação dos alunos (Transferência Interna, Permuta, Rematrícula).

2.1.10-

Fornecer cópias de documentos, processos, e de microfilmes.

2.1.11-

Auxiliar em trabalhos de conferência.

 

 

3-

SETOR DE SELEÇÃO DE DOCUMENTOS PARA MICROFILMAGEM

 

É responsável pela análise e seleção da documentação a ser microfilmada e preservada; pelo cadastramento de jaquetas e filmes; pelo confronto de filmes e jaquetas; pelo descarte da documentação microfilmada e elaboração do termo de descarte.

3.1-

Atribuições do Setor de Seleção de Documentos para Microfilmagem

3.1.1-

Preparar e selecionar os documentos a serem microfilmados, referentes ao arquivo de microfilmes (Permanente), subdividido por assunto: Arquivo Acadêmico; Arquivo dos Relatórios do Concurso Vestibular; Arquivo das Pautas (Rendimentos Escolares e Registros de Freqüência); Arquivo dos Processos de Registro de Diplomas das Instituições de Ensino Superior; Arquivo dos Assuntos Acadêmicos; e Arquivo dos Processos de Revalidação de Diplomas Estrangeiros.

3.1.1.1-

Pesquisar cadastros de alunos e ex-alunos para atribuir o nº de jaqueta.

3.1.1.2-

Implantar jaquetas no sistema acadêmico.

3.1.1.3-

Cadastrar remessas de jaquetas e filmes para Divisão de Apoio Técnico/SAUEL.

3.1.1.4-

Cadastrar devolução de jaquetas.

3.1.1.5-

Emitir etiquetas, relatórios e listagens.

3.1.2-

Confrontar documentos microfilmados.

3.1.2.1-

Destinar e/ou eliminar os documentos microfilmados.

3.1.2.2-

Cadastrar Termo de Descarte de Documentos.

3.1.3-

Manter atualizados os relatórios referentes aos arquivos de microfilmes.

3.1.4-

Auxiliar em trabalhos de conferência.

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