Convênios
 
    Convênios são acordos firmados entre órgãos públicos ou entre órgãos públicos e privados para realização de atividades de interesse comum dos participantes.

    Convênio é acordo, mas não é contrato. No contrato, as partes têm interesses diversos e opostos; no convênio, os partícipes têm interesses comuns e coincidentes.

    O Convênio é quase sempre celebrado entre entidades públicas, para realizar atividades de interesses comuns, no campo social, educacional, de pesquisa, etc. O que ocorre é que o órgão repassador do numerário, pelas dificuldades de realizar determinadas tarefas, delega a outras entidades localizadas onde os fatos acontecem, a incumbência de realizar tais tarefas, repassando o numerário para aquela atividade.
     

    Controle

    Todo recurso de Convênio deve ser depositado em um conta específica contendo o nome do convênio e o número do mesmo, além do nome da entidade beneficiada, como por exemplo:

    Universidade Estadual de Londrina
    Convênio Mec/Renop nº 00

    Os pagamentos serão feitos por cheques nominativos ou por tranferência bancária. Atualmente, a emissão de cheques está quase que totalmente em desuso. Com a implantação da informática, os pagamentos são feitos por transmissão eletrônica, diretamente do órgão pagador para a conta dos fornecedores, via banco. Entretanto, nos órgãos menores e que não dispõem de informática e o pagamento é processado através de cheques, deve ser observado que não se fará a emissão de um único cheque para vários fornecedores; para cada credor e para cada documento será emitido um cheque correspondente. Os cheques lançados nos extratos bancários devem coincidir com os valores das notas fiscais. Nos documentos fiscais (notas, recibos, etc.) deverá ser anotado o número do cheque, número da conta bancária, data do pagamento, espécie de licitação ou artigo de dispensa e/ou inexigibilidade de licitação. Nenhum documento pode ter data de emissão ou pagamento anterior ou posterior à vigência do convênio. No caso de convênio assinado e cujo valor ainda não foi repassado, a data da nota fiscal deve ser após o recebimento do numerário.

    Em alguns casos, pode-se iniciar o processo de licitação após a assinatura do convênio e antes do repasse do numerário.
     

    Aplicação no Mercado Financeiro dos Recursos de Convênios

    O valor total ou saldo de convênios, enquanto não utilizados, serão obrigatoriamente aplicados em cadernetas de poupança de instituição financeira oficial se a previsão de seu uso for igual ou superior a um mês, ou em fundo de aplicação financeira de curto prazo ou operação de mercado aberto lastreada em títulos da dívida pública, quando a utilização dos mesmos verificar-se em prazos menores de um mês, Art. 116 § 4º Lei nº 8.666/93. Caso o valor dos rendimentos não seja utilizado, deverá ser devolvido ao órgão repassador, não podendo se constituir em receita do órgão recebedor.
     

    Impedimentos

    Não são permitidas:

    Despesas com multas, juros ou correção monetária com recursos de convênios;
    Despesas de consultoria, assistência técnica ou assemelhados, por servidor da administração direta ou indireta, a qual pertença, esteja lotado ou em exercício em qualquer dos órgãos convenentes;
    Despesas com taxa de administração, de gerência ou similar;
    Despesas com transferência para clubes, associações, exceto para creches e pré-escola.
     

    Prestação de Contas

    A prestação de contas obedece a uma padronização, de conformidade com as exigências do órgão repassador. Além dos formulários exigidos, outros documentos devem ser anexados:

        a) plano de trabalho;
        b) cópia do convênio;
        c) relatório de execução físico-financeira;
        d) demonstrativo da execução da receita e despesa, destacando os rendimentos auferidos, quando houver aplicação de recursos;
        e) relação de bens adquiridos, com o número do cadastro patrimonial;
        f) relação de pagamentos (nome do fornecedor, número do documento, valor);
        g) cópia do termo de aceitação da obra (quando for o caso);
        h) cópia do despacho adjudicatório da licitação ou comprovação legal da dispensa e/ou inexigibilidade;
        i) extratos bancários e conciliação.
     

    Do Prazo de Prestação de Contas

    A prestação de contas será encaminhada ao órgão concedente até 30 dias após o prazo previsto para aplicação dos recursos.

    Os documentos comprobatórios, notas fiscais, faturas, recibos, serão emitidos sempre em nome do convenente executor, devidamente identificados com o número do convênio.

    Os documentos deverão ser mantidos em arquivos pelo período de 05 anos, a contar da data da aprovação da prestação de contas.
     

    Aplicabilidade dos Convênios - Dúvidas e Interpretações

    Algumas dúvidas têm trazido problemas na execução e aplicação dos convênios, em especial no caso de despesa através do regime de adiantamento e quanto àquelas realizadas no período de vigência do convênio mas antes do recebimento do numerário.

    No primeiro caso, extra oficialmente, alguns inspetores do Tribunal de Contas do Paraná têm se posicionado contra e entendendo como ilegal a despesa através de adiantamento, por conta de recursos de convênios. Apesar de se tratar de interpretação pessoal, nos parece que os argumentos apresentados não são convicentes.

    O regime de adiantamento é aplicável aos casos de despesas expressamente definidos em lei e consiste na entrega de numerário a servidor, sempre precedida de empenho na dotação própria, para o fim de realizar despesas que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação. Art. 68 da Lei nº 4.320/64.

    Como se observa, a despesa pelo regime de adiantamento nada difere das demais despesas. Tomemos como exemplo recursos de convênio, cujo plano de aplicação prevê despesas de viagem com diárias. Ora, não há outra maneira de efetuá-la a não ser por adiantamento e isto é perfeitamente legal. Agora vamos imaginar que no plano de aplicação apareça despesa com material de consumo e, por ser específica para pesquisa, há necessidade de o pesquisador adquiri-la fora da cidade, com pagamento no ato da compra e a escolha feita após percorrer várias lojas. Neste caso, não há outra maneira a não ser por adiantamento e nem por isto a lei estará sendo burlada.

    Portanto, não vemos empecilho para realização de despesa com recursos de convênio pelo regime de adiantamento, desde que a aplicação obedeça os trâmites legais.

    O segundo caso é: o órgão que recebe recursos de convênio, pode realizar despesas antes do recebimento do numerário mas dentro da vigência do convênio?

    O Artigo 8º, V, da Instrução Normativa nº 01 de 15 de janeiro de 1997, da Secretaria do Tesouro Nacional, diz que é vedada a realização de despesas em data anterior ou posterior à sua vigência.

    Ocorre que muitas vezes os recursos são liberados com atraso e a despesa é feita antes do recebimento do numerário, sendo coberta com recursos próprios, para posterior ressarcimento. Alguns órgãos do governo federal exigem que os documentos comprovantes de despesa tenham data posterior ao recebimento dos recursos. Este procedimento deve ser encarado como arbitrário e sem qualquer respaldo legal, pois desde que a despesa seja feita dentro da vigência do convênio, nada impede que o pagamento se realize com recursos próprios da entidade recebedora e após a transferência seja feito o reembolso.

    Há que se registrar que alguns setores aceitam normalmente esta situação, sendo correto este procedimento.

    Há necessidade de mudança de mentalidade de alguns setores, os quais dificultam a aplicação de recursos de convênios.

    De modo geral, a aplicação de recursos de convênio é avaliada pela análise da documentação e não pelo resultado obtido. Muito mais lógico seria fiscalizar a aplicação e os resultados obtidos, independente da documentação apresentada, sendo esta mero documental fiscal. O mais correto seria que o órgão recebedor fizesse uso da maneira que melhor atendesse seus objetivos e a aprovação final da aplicação dos recursos fosse feita após a verificação "in loco", pelo órgão fiscalizador, do uso correto do dinheiro público.

    Atualmente, desde que as notas fiscais, recibos, faturas, extratos bancários e demais documentos que formalizam a prestação de contas estejam corretos, a mesma é aceita, não havendo verificação do real resultado dos gastos.